Nama : Yosehp Gauwtama
Kelas : 4EA12
NPM :
1C214471
Tugas Softskill 2 Komunikasi Bisnis
Analisis Komunikasi Vertikal Dan Horizontal Di Dalam
Perusahaan PT. SARANA MULTIGRIYA FINANSIAL (PERSERO)
A. KEGIATAN KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN
Komunikasi Perusahaan dapat didefinisikan sebagai
pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan.
Banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan,
terlebih-lebih dalam membicarakan komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu
perusahaan. Sebagai suatu organisasi, setiap perusahaan mempunyai hirarki
(tingkatan) yang mengakibatkan komunikasi di dalamnya. Semua ini mempunyai
akibat terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga dapat mempengaruhi
hubungan antar manusia di dalam dan di luar perusahaan. Hal ini berarti bahwa
setiap kegiatan komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Apabila pada satu
pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasi dan
peningkatan kerjasama, maka pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan
pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan
demikian, maka setiap kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek, yaitu aspek
aktif dan aspek pasif.
Aspek aktif berupa kegiatan yang bertujuan
mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya , sedangkan aspek pasif adalah
pencerminan situasi sosial yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Selain itu,
kegiatan komunikasi merupakan suatu alat sosialisasi yang netral, yaitu dapat
menimbulkan integrasi tetapi juga desintegrasi, dapat meningkatkan kerjasama
tetapi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai
alat diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau
peperangan. Karena itu, pengaruh komunikasi tergantung dari sikap komunikator
itu sendiri, yaitu untuk tujuan apa komunikasi itu dilakukan dengan maksud
damai atau menimbulkan pertentangan.
B. PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN
Setiap proses komunikasi sekurang-kurangnya
mempunyai 5 komponen, yaitu :
1. ide atau kejadian yang akan diberitakan
2. komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan
berita
3. pesan yang dirumuskan dan disalurkan
4. menginterpretasikan pesan
5. tujuan kegiatan pemberitaan
Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan,
dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang
(structured). Oleh sebab itu komunikasi terbanyak mengalir secara vertikal dari
atas ke bawah. Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, instruksi
dan sebagainya. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah ke atas membawa
informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil
keputusan.
Dengan demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak
bebas, peranan komunikasi atasan dan bawahan berbeda, atasan memberi petunjuk
(yang mempunyai sangsi disiplin yang dituntut), sedangkan bawahan memberi
informasi Di samping itu memang terdapat pula komunikasi mendatar ( horisontal)
yang terjadi antar karyawan setingkat. Komunikasi inipun masih dalam kerangka
struktur perusahaan, walaupun biasanya tidak ada sangsinya ( kecuali apabila
memasalahkan kerjasama dan tukar menukar informasi pekerjaan untuk merealisasi
suatu tugas ). Bilamana komunikasi mendatar lebih memperoleh arti penting
daripada komunikasi vertikal, maka pimpinan suatu perusahaan mendapat saingan,
karena informasi ( sengaja atau tidak ) akan banyak tidak sampai kepadanya.
Hal ini dapat pula menyebabkan keputusan yang akan
diambil mungkin kurang tepat atau kurang bijaksana. Biasanya penyimpanan atau
pembekuan suatu informasi terjadi dua tingkat di bawah seorang atasan, karena
tingkat tersebut cukup jauh, akan tetapi juga masih dekat dengan atasan yang
akan dihambatnya.
Isi komunikasi vertikal dari atas ke bawah biasanya
mengandung unsur pengarahan, kritik terhadap pekerjaan yang kurang baik
dilaksanakan bawahan, informasi yang penting, yang mendidik, meyakinkan dan
diarahkan pada peningkatan partisipasi serta afiliasi atau kohesi ( hubungan )
karyawan perusahaan. Apakah pola komunikasi itu lebih banyak bersifat
instruktif ataukah hanya sekedar tukar menukar informasi, hal ini sangat
tergantung pada jenis informasi dan relevansinya dengan pekerjaan, yaitu
hubungan kerja antara komunikator dengan komunikasi. Dalam hubungan ini perlu
disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang menjelaskan :
1. Garis hirarki atau tingkatan
2. Wewenang
3. Hubungan kerja antar bagian
Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui
melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan
sekaligus apabila ada orang-orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya
satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannya yang erat,
bahwa ada sesuatu yang lebih penting daripada kepentingan pekerjaan yang
mengikatnya. Selama tidak mengganggu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar
jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan
dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “ grapevine “ ( komunikasi
desas-desus atau benalu komunikasi ).
Desas-desus ini adalah saluran komunikasi yang
memanfaatkan secara tidak jujur ( bukan urusan hubungan kerja ) untuk
mengadakan komunikasi antar bagian dan menyampaikan berbagai hal yang biasanya
diberi warna negatif atau memang bersifat demikian kepada pihak lain. Hal
semacam ini biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu
perusahaan. Makin tertutup sifat suatu perusahaan, makin banyak benalu
komunikasi itu. Akibatnya hal-hal yang benar dan tidak benar seringkali
tersebar keluar perusahaan. Untuk mengatasi komunikasi desas-desus ( selalu ada
dan sulit dicegah ) yang membelit saluran-saluran komunikasi resmi dan mengisap
segala informasi, pimpinan perusahaan biasanya mengadakan rapat-rapat bulanan
untuk menyiapkan hal-hal yang perlu diketahui staf yang lebih rendah. Akan
tetapi biasanya justru informasi tentang hal-hal yang tidak perlu dan kurang
relevan dengan pekerjaan karyawan itulah yang dicari dan diisap benalu komunikasi
, karenanya rapat bulanan itu dapat mengatasi wabah desas-desus tersebut.
Biasanya informasi yang disalurkan melalui benalu
komunikasi adalah berita tentang hubungan atasan dengan bawahan. Memang dalam
garis hirarki inilah bibit ketegangan sering tumbuh, terutama karena seorang
bawahan langsung biasanya tidak suka (tetapi perlu ditinjau dari segi
organisasi) mengalami kontrol atasannya.
Jumlah kelompok serta besarnya kelompok bergantung
pada besar-kecilnya organisasi. Untuk memperoleh kejelasan, komunikasi internal
dapat dibagi menjadi dua dimensi dan dua jenis, yaitu : komunikasi vertikal dan
komunikasi horizontal.
1. KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan daristaf ke
pimpinan dengan cara timbal balik (two way traffic communication). Downward
Communication, komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi,
petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern
(lihat contoh skema). Upward communication, dari bawah ke atas. Contoh staf
memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
pimpinan (lihat contoh skema) Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi
dalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal
ini berpengaruh terhadap operasional organisasi (perusahaan).
Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan
keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi
mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan organisasi (top manajer
dengan middle manager) dengan audience di luar organisasi
Manajer adalah pemimpin organisasi (swasta, BUMN
atau pemerintah) peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public
(karyawan) dan external public (di luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya).
2. KOMUNIKASI HORISONTAL
Komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan
anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang
formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja, employee relation dan
sering timbul rumours, grapevine, gossip.
Beberapa Keterangan dari Bagan Struktur
Organisasi :
1. RUPS (Rapat
Umum Pemegang Saham)berada paling atas struktur organisasi perusahaan, yang
biasanya diadakan setiap setahun sekali pada akhir juni. Didalam rapat tersebut
Direksi berkewajiban memberikan laporan perihal jalannya perusahaan dari tata
usaha keuangan dari tahun buku yang lalu yang harus ditentukan dan disetujui,
dan juga dalam RUPS ini dilakukan penunjukan akuntan publik yang terdaftar.
2. Dewan
Komisaris melakukan pengawasan atas kebijakan pengurus, baik
Perseroan maupun usaha Perseroan dan memberi nasihat kepada Direksi.
3. Direksi bertanggung
jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan Perseroan dalam mencapai
maksud dan tujuannya. Setiap anggota Direksi wajib dengan itikad baik dan penuh
tanggung jawab dalam menjalankan tugasnya dengan mengindahkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan Anggaran dasar Perseroan.
4. Direktur Utama Tugas dari Direktur
Utama yaitu mengkoordinasi semua kegiatan yang berhubungan dengan
ketenagakerjaan dan membuat peraturan bagi karyawan.
5. Komite Audit bertugas
dan bertanggung jawab untuk:
· Memberikan
pendapat kepada Dewan Komisaris mengenai laporan atau hal-hal yang disampaikan
oleh Direksi kepada Dewan Komisaris dan mengidentifikasi hal-hal yang
memerlukan perhatian Komisaris.
· Menelaah
laporan keuangan yang akan dikeluarkan perusahaan kepada publik.
Referensi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar